Что необходимо знать для правильного составления графика отпусков

Оглавление:

1. Форма графика
2. Как составить график
3. Нужно ли ознакомить работников с графиком отпусков
4. Закрепление графика отпусков в нормативных актах организации
5. Чем грозит отсутствие графика или оформление его ненадлежащим образом
6. Важны ли пожелания работника при составлении документа
7. Перенос времени отдыха

График отпусков – это документ, согласно которому работающим гражданам предоставляется ежегодный отпуск. В ч. 2 ст. 123 Трудового Кодекса РФ говорится, что он обязателен к исполнению. График нужно утвердить не позднее, чем за 14 дней до начала нового календарного года (ст. 123 Трудового Кодекса РФ). Организация обязана предоставить работнику отпуск, а работник должен «отгулять» его именно в период, указанный в документе. За несвоевременное составление графика предприятию грозят штрафные санкции и административная ответственность.

Форма графика

Типовая форма документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», там же даются разъяснения по ее заполнению. 

Образец заполнения графика отпусков можно посмотреть  здесь.

График состоит из реквизитной и табличной части. В реквизитной указывается наименование предприятия, код ОКПО, номер документа, дата составления и календарный год, на который он готовится.

Основанием для составления документа могут служить как личные заявления работающих, так и распоряжение руководителя, учитывающее пожелания сотрудников. На протяжении календарного года в акт могут вноситься изменения путем издания приказа или утверждения приложения.

Данные в табличной части могут группироваться по алфавиту, согласно подчиненности или по очередности предоставления отпусков.

Заполняя графу «Количество календарных дней», следует указывать общее количество дней ежегодного отпуска, включая дополнительные дни. Также по соглашению сторон отдых может быть разделен на части, каждая из которых не должна быть не менее 14 дней.

Как составить график

На предприятии с большой численностью удобнее будет составлять акт на каждое структурное подразделение отдельно, объединив его потом в общий сводный документ. В организации с маленькой численностью можно обойтись одним документом.

Следует узнать, когда сотрудникам удобнее будет уйти отдыхать. Законодательство РФ выделяет группу лиц, отпуск которым работодатель обязан предоставить по их желанию, независимо от рабочего стажа в компании:

• несовершеннолетним лицам (ст.267 ТК РФ);
• женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него (ст.260 ТК РФ);
• сотруднику, жена которого находится в отпуске по беременности и родам (ст.123 ТК РФ);
• совместителю, уходящему отдыхать по основному месту работы (ст.286 ТК РФ);
• супругам военнослужащих – по желанию в одно время с отпуском военнослужащих (ст.11 ФЗ от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• лицам, пострадавшим от чернобыльской катастрофы (ст.14, 15, 17 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1) и др.

Предоставление отпусков остальным работникам производится на основании ст. 121 Трудового Кодекса РФ. Свое право на первый ежегодный отпуск сотрудник может реализовать, отработав 6 месяцев в организации.

Унифицированная форма графика отпусков Т-7 содержит 10 граф.

Перед утверждением акта нужно заполнить графы 1-6.

Графа 4 «Табельный номер» заполняется, если работникам присваиваются табельные номера.

Наименование подразделений и должностей граждан, работающих в организации, в документе должны соответствовать утвержденному штатному расписанию.

Графы 7-10 следует заполнять после использования отпуска сотрудником. Важно знать, что фактическая дата отпуска вносится после его окончания. Основанием для ухода сотрудника является приказ о предоставлении отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются, если дата отдыха переносится. Данные в них вносятся на основании заявления сотрудника и изданного приказа о переносе. Статьей 123 Трудового Кодекса РФ определена возможность переноса ежегодного отпуска. Например, при уведомлении работника о его начале позже установленного законом срока, нарушении сроков выплаты отпускных, а также при серьезных потерях, грозящих компании в результате отсутствия работника.

Графа «Примечание» заполняется, если отпуск работнику не предоставлялся, был продлен, либо работник был отозван, для указания оснований предоставления отпуска, превышающего 28 дней, а также в других случаях.

На основании соответствующих документов работодатель может вносить в форму Т-7 дополнительные реквизиты и графы. К примеру, может добавляться графа ознакомления сотрудника с актом. Но даже при отсутствии такого дополнения работодатель обязан известить сотрудника о предстоящем отпуске за 14 календарных дней до его начала. Так, график отпусков на 2014 годдолжен быть утвержден не позднее 17 декабря 2014 года.

После утверждения документа он становится обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений.

Нужно ли ознакомить работников с графиком отпусков

Согласно Трудовому Кодексу РФ, работодатель не обязан знакомить работников с данным документом. Главное – известить сотрудника о начале отдыха с помощью уведомления, на котором нужна его подпись (ст. 123 ТК РФ). Следовательно, работник узнает о дате своего отпуска не из графика, а из специального извещения, составленного и утвержденного работодателем.

Что должно учитываться при составлении графика отпусков?

• требования трудового законодательства, касающиеся определенных категорий работающих граждан, обязывающие предоставлять отдых в удобное для них время;
• пожелания самих работников;
• мнение выборного профсоюзного органа;
• важность обеспечения исправной работы предприятия.

Закрепление графика отпусков в нормативных актах организации

Для предотвращения споров, касающихся реализации права на отдых, график можно закрепить локальными нормативными актами. С этой целью в коллективном трудовом договоре или правилах внутреннего трудового распорядка указываются все стадии составления документа – от заполнения «опросного листа» до уведомления сотрудника о начале ежегодного отпуска.

Чем грозит отсутствие графика или оформление его ненадлежащим образом

Неправильно оформленный акт создает проблемы при начислении отпускных, нарушает производственный процесс, затрудняет поиск замены уходящему сотруднику.

Нарушение сроков утверждения документа, а также его отсутствие влечет за собой применение штрафных санкций, так как является административным правонарушением (ст. 5.27 КоАП РФ). На должностное лицо может налагаться штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо – штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности сроком до 90 дней, на предпринимателей без образования юридического лица – штраф от 1 000 до 5 000 рублей или приостановление деятельности сроком до 90 дней.

Распространенные ошибки, допускаемые в графике отпусков:

• нарушение сроков составления документа;
• непредставление категориям работников, определенным законодательством, права на отдых в подходящее для них время;
• отсутствие в графике совместителей при их фактическом наличии в организации;
• игнорирование пожеланий сотрудников относительно даты отпуска;
• нарушение сроков предоставления отпусков, указанных в документе;
• отсутствие в акте изменений, связанных с приемом новых работников.

Важны ли пожелания работника при составлении документа

Чтобы избежать трудовых споров, целесообразным будет составление опросного листа. В нем можно указать фамилию и инициалы каждого работающего, должность, дату начала и окончания отпускного периода (или его частей), подпись работника и дату заполнения.

Если все же случилось так, что даты отпуска в графике и в опросном листе различаются, можно получить от сотрудника письменное подтверждение его согласия с указанным отпускным периодом.

Перенос времени отдыха

Работодатель не имеет права отказать сотруднику в предоставлении ежегодного отпуска. В исключительных случаях он может быть перенесен на другое удобное для работника время, но только с его согласия. Но при любых обстоятельствах сотрудник должен реализовать право на отдых не позднее, чем через 12 месяцев после окончания рабочего года, за который отпуск должен предоставляться. Если он соглашается на перенос времени отпуска – работодателем оформляется соответствующий приказ. При отказе от переноса работник идет отдыхать в период, указанный в графике.

Если инициатива о переносе отпускного периода исходит от работника, ему необходимо написать заявление с указанием причин, повлекших изменение даты. В этом случае на перенос времени отпуска требуется согласие работодателя.

В соответствии со ст. 124 Трудового Кодекса РФ, отпускной период переносится или продлевается в случае болезни сотрудника, подтвержденной листком временной нетрудоспособности, выполнения работником во время отдыха государственных обязанностей (если эти обязанности согласно законодательству предусматривают освобождение от работы), а также в других случаях, установленных законом.