Депонирование зарплаты: что это и в каких случах нужно

Депонирование зарплаты по всем правилам (фото: volgograd-news.net).

Оглавление:

  1. Депонирование заработной платы – что это?
  2. Как производится депонирование?
  3. Пример депонирования с использованием проводок
  4. А что с налогами?
  5. Как получить деньги работнику?

Иногда владельцам малого бизнеса приходится сталкиваться с необходимостью депонировать зарплату своих сотрудников. Случается это редко, а заниматься депонированием должен бухгалтер, но и для предпринимателя не будет лишним иметь об этой процедуре хотя бы примерное представление.

Депонирование заработной платы – что это?

Обычно зарплата выплачивается работникам сразу на банковскую карту. Это удобно и избавляет бухгалтера от дополнительной бумажной работы. Однако в некоторых компаниях получка всё ещё выдаётся наличными – работодатель снимает деньги со своего счёта и выплачивает их сотрудникам.

Выплачивать зарплату владелец фирмы должен минимум два раза в месяц, причём не в любое удобное для него время, а в определённые правилами внутреннего трудового распорядка дни. Максимальный срок выплаты – 5 рабочих дней с даты, установленной в качестве «зарплатного дня».

Предположим, что в установленный срок работник не получил свою зарплату. Заболел, отправился в командировку, вышел в отпуск – причин может быть много. В итоге деньги остались в кассе. Что с ними происходит дальше? Ведь храниться в кассе сверх лимита они не могут.

Если такое произошло, работодатель обязан сдать предназначенные для выплаты зарплаты деньги обратно в банк – это обязательное требование ЦБ России. Именно процесс передачи средств обратно в банк в случае невозможности их немедленной выплаты работнику и называется депонированием зарплаты.

Повторимся, осуществляется эта операция только в случае расчётов с работниками наличными. Если вы отчисляете кровно заработанные своими работниками деньги прямо им на карту, о депонировании не может идти и речи.

Как производится депонирование?

Весь процесс проходит по следующему алгоритму:

  • В последний день выдачи зарплаты бухгалтер открывает расчётно-платёжную ведомость и ставит отметку «депонировано» напротив фамилий тех сотрудников, которые по каким-то причинам не получили свои деньги;
  • После этого он подсчитывает и записывает в итоговой строке денежные суммы, выданные по факту и подлежащие депонированию, а затем сверяет полученные значения с итоговой суммой в ведомости;
  • Ставит свою подпись в ведомости;
  • Подписывает ведомость у главбуха или сразу у руководителя предприятия;
  • Составляет расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по факту денег;
  • Вносит в кассовую книгу запись о выданных деньгах (на основании кассового ордера).

Также оформить депонирование заработной платы и составить проводки нужно в учёте работодателя. Разберём на конкретном примере, как это происходит.

Пример депонирования с использованием проводок

В Трудовом договоре менеджера по продажам Иванова И. И. с фирмой ООО «Кристалл» указано, что день выдачи зарплаты – 10 число каждого месяца. Там же говорится, что фирма обязуется выплачивать Иванову заработную плату в течение 4 дней после этой даты. Руководитель обычно рассчитывается с ним наличными.

9 июля 2015 года владелец фирмы отправил Иванова на выставку-ярмарку продукции в другой город. Менеджер поехал на это мероприятие, провёл там неделю, заключил несколько договоров и вернулся обратно 16 июля. Что произошло за это время с его зарплатой? 14 числа её депонировали по платёжной ведомости и сдали обратно в банк, то есть денег Иванов не получил.

Он мог бы написать заявление на получение зарплаты, и ему выдали бы её в течение нескольких дней. Но Иванов решил не просто подождать 25 июля, потому что 25 числа каждого месяца ему платят аванс. В результате 25 июля он получил и аванс, и депонированную зарплату.

В учёте компании это зафиксировали, составив следующие проводки:

  • 14 июля 2015 года: Д70 К76 – 87 000 – депонирована зарплата Иванова;
  • 15 июля 2015 года: Д51 К50 – 87 000 – депонированная зарплата сдана в банк;
  • 25 июля 2015 года: Д76 К50 – 87 000 – депонированная зарплата выплачена Иванову.

А что с налогами?

Налоговый кодекс устанавливает, что НДФЛ при выплате зарплаты наличными удерживается и перечисляется в бюджет в день получения из банка денег. Соответственно, уже не важно, получил ли эти деньги сотрудник вовремя или нет – работодатель в любом случае должен уплатить этот налог сразу же. Депонирование здесь не имеет никакого значения, то есть обратно в банк невыплаченные работнику деньги отправляются уже за вычетом НДФЛ.

То же самое относится и к налогу на прибыль. Расходы на оплату труда учитываются при начислении ЗП, а факт выплат при этом значения не имеет. А вот с УСН ситуация немного другая – при её применении расходы по оплате труда признаются налогоплательщиком в момент фактической выплаты заработной платы. В этом случае налоги будут отчислять только в день выдачи депонированной зарплаты человеку, который не смог получить свои деньги вовремя.

Как получить деньги работнику?

В законе ничего не говорится о том, когда именно работник должен получить депонированную заработную плату, поэтому порядок выдачи «отсроченных» денежных средств лучше сразу прописать в трудовом договоре (либо в правилах внутреннего трудового распорядка). Возможны следующие варианты:

  • в день выплаты следующего аванса;
  • в день выплаты следующей заработной платы;
  • после получения от работника заявления на выплату (точное количество дней обработки и удовлетворения этого заявления лучше прописать в тот же трудовом договоре или в одном из локальных актов фирмы).

Впрочем, не обязательно писать заявление – оно может быть и устным, слишком много «официальщины» в таких делах ни к чему. Выдаётся депонированная зарплата всегда по расходному кассовому ордеру. В ордер нужно вписать удостоверяющие личность сотрудника данные, а если получателей несколько, можно оформить отдельную платёжную ведомость.

Как видим, депонирование – процедура довольно простая. Если вы рассчитываетесь с сотрудниками наличными, заранее предупредите их о возможности депонирования и кратко объясните, как оно проходит. В противном случае может возникнуть недопонимание – работники ведь наверняка не в курсе, что деньги при невыплате в срок нужно сдавать в банк, и будут требовать свои кровные немедленно.

Поделиться материалом:

Комментарии