Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: основные обязанности и требования

Что входит в обязанности секретаря и как зафиксировать их в должностной инструкции (фото: vecosb.ru).

Оглавление:

  1. Требования к секретарю с функциями делопроизводителя
  2. Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Суть профессии секретаря трактуется весьма свободно: у каждого шефа свои представления о том, какие обязанности должна выполнять «девушка из приемной». В одной фирме это человек, отвечающий на звонки и варящий директору кофе, в другой – «правая рука» руководителя.

В компаниях с большим документооборотом, разветвленным административным аппаратом, как правило, в штате состоит несколько секретарей, каждый из которых отвечает за свое направление: помощник руководителя, референт, делопроизводитель. Маленькие фирмы не могут позволить себе такую роскошь, у них секретарь – универсальный сотрудник, занимающийся и звонками, и документами, и кадрами. Многое из того, что он делает, не входит в стандартные функции секретарского работника, и все обязанности, которые на него возложены, должны быть зафиксированы документально. Требования, предъявляемые к работнику, необходимо подробно изложить в должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

В самом наименовании должности секретаря-делопроизводителя содержится указание на главные направления его деятельности. Необходимость работать с документацией требует от сотрудника:

  • знаний основ делопроизводства, архивного дела;
  • уверенного владения компьютером, офисными и специальными программами (электронные системы документооборота);
  • умения пользоваться оргтехникой.

В идеале соискатель должен иметь среднее профессиональное образование по специальности «секретарь-делопроизводитель», «секретарь-машинистка» или закончить соответствующие курсы. На практике многие работодатели игнорируют эти требования, считая, что с их небольшим документооборотом справится любой организованный и ответственный человек.

Если через руки секретаря проходит много бумаг, без специальных знаний ему не обойтись: стандарты оформления разных видов документов, правила и сроки хранения, регистрация и учет корреспонденции, организация архива, создание номенклатуры дел, ведение электронной базы и т.д.

Также в должностной инструкции секретаря необходимо указать, с какой именно техникой и какими компьютерными программами ему придется иметь дело. Помимо уже привычных всем офисных программ и интернет-почты это могут быть 1С, CRM-системы, электронные таблицы и прочие, в зависимости от специфики фирмы. Рабочее место секретаря стандартно оборудуется ПК, принтером и телефоном. Но если в кабинете есть факс, селектор, мини-АТС, другие офисные приборы, ими нужно уметь пользоваться и обслуживать: устранять мелкие неисправности, заправлять, заказывать и менять расходники, обеспечивать ремонт.

Аккуратность и внимательность в работе с документацией очень важны, но не стоит забывать, что секретарь – это «лицо» фирмы. Презентабельный внешний вид, соблюдение дресс-кода, если он предусмотрен в компании, или делового стиля в одежде, умение общаться «вживую» и по телефону, знание правил этикета – обычные для этой должности требования.

Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Определившись с тем, какого человека хочет видеть на месте секретаря, и какие вопросы готов передать в зону его ответственности, руководитель компании должен оформить все это в виде документа. За разработку должностных инструкций отвечает директор фирмы, но он может поручить эту задачу другому сотруднику, например, кадровику.

Типовой образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя содержит:

  1. Общие положения: требования к образованию, опыту работы; навыки и знания, которыми должен обладать секретарь; какими документами и нормативными актами должен руководствоваться в работе.
  2. Обязанности: прием и обработка корреспонденции, телефонные переговоры, делопроизводство, организация совещаний и т.д.
  3. Права секретаря: иметь доступ к необходимой информации, право подписи на определенных документах, право самостоятельно решать отдельные вопросы.
  4. Подчиненность: кому непосредственно подчиняется секретарь-делопроизводитель, какие работники имеют право давать ему поручения, чьи распоряжения являются приоритетными для выполнения.
  5. Ответственность: за ненадлежащее исполнение обязанностей, за нарушение конфиденциальной информации, коммерческой тайны, за материальный ущерб.

Все положения инструкции должны быть максимально подробно раскрыты, особенно в части обязанностей секретаря и внутрифирменной иерархии – отсутствие разночтений в этих пунктах позволяет избежать конфликтных ситуаций в плоскостях «работодатель- работник» и «секретарь – другие сотрудники». Четко зная свои обязанности, секретарь-производитель может построить максимально эффективную работу и защититься от попыток «навесить» на него чужие дела.

Должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя можно скачать бесплатно на нашем сайте, а затем доработать ее в соответствии с требованиями руководителя и согласовать с юрисконсультом.

Готовый вариант документа утверждается директором и подписывается секретарем при приеме на работу вместе с трудовым договором. Должностная инструкция хранится на рабочем месте секретаря, второй экземпляр передается на хранение в личное кадровое дело сотрудника.

Поделиться материалом:

Комментарии

Юлия Карась (Бердникова) 2015-01-28 18:55:59
Елена, секретарь 4,5 года Я уже 4очень долго работаю секретарем в госучреждении. 3 месяца три назад взяли молодую девушку. Понятия не имею как она прошла собеседование. Мозгов видимо как не было так и нет. Все обучение которое я с ней проводила не несет за собой никакой пользы. Изо дня в день одни и те же вопросы. Работает только тем что делает кофе и обновляет объявления. Но ведь необходимо вести делопроизводство, работать с сотрудниками. Не знаю зачем руководство проводит собеседования. Можно тогда всех подряд брать на работу секретаря, ведь все же умеют делать кофе и чай. Я за столько лет свою работу очень полюбила и другую себе не представляю. Очень много новой информации поступает, а значит, есть изменения и в трудовом процессе. Уважаемые работодатели, очень вас прошу проводите качественные собеседования, и прочитайте предлагаемую статью, чтоб знать что требовать от секретаря делопроизводителя.