Оглавление:
Закреплённый законодательством образец, на основании которого на любом предприятии ведётся личная карточка работника, — форма Т-2. Из документов по этой форме составляется общая картотека предприятия. Она может упорядочиваться по алфавиту или же по структурным подразделениям, если организация достаточно крупная. Унифицированная форма Т-2 содержит все данные о работнике и о совершаемой им деятельности. Документ ведётся на четырёх страницах: первые две должны быть заполнены, когда человек трудоустраивается; третья и четвёртая заполняются, когда он уже состоит в штате предприятия.
Организации должны вести такую картотеку. Индивидуальные предприниматели могут её и не вести, но иногда это бывает целесообразно и для них тоже: будет легче проводить учёт и отчитываться перед контролирующими органами. Ведением занимаются специалисты по кадрам.
Как и когда заполняется карточка Т-2
Посмотреть, как правильно заполнять такую карточку, можно, скачав образец заполнения формы Т-2. Заполнять форму можно вручную, хотя есть и немало программных решений, позволяющих автоматизировать процесс. Удобнее всего делать первые записи сразу после того, как издан приказ о приёме сотрудника на работу. Соответствующая запись в трудовой книжке дублируется в карточке.
Чтобы заполнить форму Т-2, необходимо собрать следующий пакет документов:
- военный билет или приписное свидетельство (для военнообязанных лиц);
- паспорт работника;
- подтверждения квалификации и специальные знаний;
- приказ о приёме на работу;
- резюме или автобиография (при наличии);
- страховое свидетельство работника;
- трудовая книжка;
- трудовой договор.
Дополнительные документы могут быть запрошены, исходя из специфики работы организации и из внутреннего регламента.
В процессе заполнения указываются коды по общероссийским классификаторам:
- ОКАТО — место жительства;
- ОКИН — информация о населении;
- ОКПДТР — профессии рабочих, должностей и тарифных разрядов;
- ОКСО — специальности по образованию.
Помимо этого, действуют следующие правила заполнения:
- Наименование организации должно быть указано полностью, в соответствии с учредительными документами.
- Табельный номер работника может включать в себя до шести цифр. Он не меняется в течение всего срока работы — от трудоустройства до увольнения.
- Должен быть указан характер работы — постоянный или временный. Также указывается вид работы — по совместительству или основная.
- Личные данные (фамилия, имя и отчество) пишутся полностью, а пол указывается буквой «М» либо «Ж».
- Запись о месте рождения должна быть не длиннее ста символов. При этом используются общепринятые сокращения для обозначения видов населённых пунктов.
- Гражданство работника указывается без сокращений.
- Если возникают проблемы с формированием записи об образовании, то можно дополнительно указать число оконченных курсов учебного заведения, сделав запись о том, что данное образование не является полным, или же указать только полное, которое сотрудник имеет на данный момент. Решение об этом принимает кадровая служба, исходя из того, насколько точные и подробные данные об образовании важны для организации.
Какие сведения должны содержаться в личной карточке работника
Заполненный бланк формы Т-2 обязательно содержит следующую информацию:
- Графа «Алфавит» на титульном листе должна содержать первую букву фамилии.
- В разделе «Общие сведения» указываются, в частности, знание иностранного языка (свободное владение, умение читать и объясняться, чтение и перевод со словарём) и стаж (по записям в трудовой книжке).
- В разделе «Сведения о воинском учёте» содержатся сведения о сотруднике, если он является офицером запаса или подлежит призыву (информация из военного билета). Это категория запаса, состав, кодовое обозначение военно-учётной специальности, категория годности (А — годен, Б — годен с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен, Г — временно не годен), нахождение на воинском учёте (заполняется карандашом), воинское звание (если гражданин только подлежит призыву на военную службу, делается соответствующая запись). Кроме того, есть пункт о снятии с военного учёта (по возрасту или по состоянию здоровья).
- В разделе «Приём на работу, переводы на другую работу» записываются данные о том, на основании какого документа сотрудник был принят на новую или переведён на другую должность (сам работник обязательно расписывается под этими сведениями).
- Раздел «Отпуск» содержит сведения обо всех отпусках, которые были предоставлены человеку согласно внутренним правилам организации.
- В разделе «Дополнительные сведения» может быть записана любая информация, имеющая значение в рамках совершаемой человеком деятельности. Например, это могут быть категория инвалидности, наличие водительского удостоверения и так далее.
Можно скачать форму Т-2 — личную карточку работника — и использовать её как образец для ведения картотеки в своей организации.
