Как правильно оформить расход непригодных к использованию материальных ценностей: составляем акт списания материалов

Списываем ненужные материалы по правилам. (Фото: yanlev - Fotolia.com).

Оглавление:

  1. Что списывать будем? Какие именно объекты отражаются в акте
  2. Что предшествует составлению акта списания?
  3. Правила составления документа и несколько полезных советов

В школах и вузах учат, что списывать плохо. Безусловно это так, но только если речь не идет о процедуре списания материалов в рамках деятельности предприятия. Без правильного оформления всех сопутствующих этому процессу мероприятий и составления акта списания материалов внутрифирменный учет невозможен. Что же представляет собой этот документ? Как правильно его составлять и о чем нельзя забывать в ходе списания?

Что списывать будем? Какие именно объекты отражаются в акте

Материалы с точки зрения учетной деятельности фирмы – это приобретенные организацией материальные ценности, играющие роль средств производства готовой продукции или обеспечения технологического процесса. Фактическая себестоимость таких ценностей отражается на счете 10, объем материалов, находящихся в обороте, − на счете 15, отклонение в их стоимости – на счете 16.

Если выявлен дефект материалов, вследствие чего они признаны непригодными к дальнейшему использованию в производственных процессах, эти ценности необходимо списать. Результат такой процедуры и находит отображение в акте, который, в свою очередь, выступает основанием для составления бухгалтерской справки.

Что предшествует составлению акта списания?

Итак, уже из названия документа можно сделать логичный вывод: такой акт списания служит для подтверждения непосредственного расхода материалов, вследствие чего они не могут быть задействованы в производственном процессе. Несмотря на то, что законом не установлена единая форма бланка этого акта, в соответствующей ситуации составлять его нужно обязательно, чтобы не навлечь на компанию «гнев» налоговиков, пристально следящих за каждым изменением объема материальных ценностей фирм. В целом внешний вид документа и его структура разрабатываются инициатором списания. Если составитель испытывает затруднения, то проще всего скачать бланк акта списания материалов (сделать это можно прямо здесь и сейчас) и заполнить его сообразно действительному положению вещей.

Что же необходимо сделать перед заполнением бланка? Во-первых, оформить требование-накладную – отобразить в ней перемещение подлежащих списанию материалов на склад. Когда ценности окажутся там, их следует выдать со склада ответственному лицу – и оформить это соответствующим образом. По завершении второго этапа можно назначать комиссию по списанию и составлять акт.

Правила составления документа и несколько полезных советов

Несмотря на отсутствие утвержденной формы акта списания материалов, ряд правил его составления все же есть. Так, создается он в единственном экземпляре, а содержится в нем следующая информация:

  • дата и место составления документа;
  • перечень членов комиссии по списанию (ФИО в алфавитном порядке и должности этих лиц, причем данные председателя выделяются в тексте);
  • список подлежащих списанию материалов;
  • общая сумма списания (прописью).

Утвержденной формы акта списания материалов нет. (Фото: freedigitalphotos.net).

Текст документа должен начинаться с указания основания для его составления (чаще всего это приказ директора, и в этом случае в бланке обязательно прописывается номер приказа). После заполнения акта все члены комиссии должны поставить свои подписи, а руководитель – заверить итоговый экземпляр (гриф утверждения будет находиться в правом верхнем углу бланка). Если документ насчитывает несколько страниц, то грифом заверяется только первая. Понять, как это выглядит, поможет приведенный выше образец акта списания материалов.

Что касается рекомендаций по упрощению процедуры, то здесь стоит выделить некоторые моменты.

  • Во-первых, данные о материалах с указанием их количества, стоимости и причин, по которым ценности были списаны, проще всего оформить в виде таблицы.
  • Во-вторых, можно значительно сократить время процедуры списания и упростить вид документа, если создать комиссию из одного человека. Насколько это целесообразно в контексте фактического положения дел в организации – решать главному бухгалтеру.

Наконец, при заполнении формуляра стоит избегать канцеляризмов («мы, нижеподписавшиеся» и прочих): в современном делопроизводстве они считаются дурным тоном.

Поделиться материалом:

Комментарии