Учёт рабочего времени на предприятии: порядок и особенности заполнения табеля

Как нужно вести табель учета рабочего времени (фото: Fotolia.com).

Оглавление:

  1. Организация учёта рабочего времени на предприятии
  2. В какой форме можно вести табель?
  3. Порядок заполнения табеля
  4. Учёт рабочего времени в табеле
  5. Особенности заполнения табеля в отдельных случаях

Каждый работодатель в целях контроля персонала и начисления заработной платы работникам обязан вести табель учёта рабочего времени. Для налоговиков отсутствие данного документа на предприятии приравнивается к необоснованности затрат на выплату заработной платы, что не позволяет отнести их на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу.

Табель является одним из документов, подтверждающих правомерность увольнения сотрудника за прогул (ТК РФ ст. 81, п.6 а), и используется как доказательство при трудовых спорах, в том числе и в суде.

Организация учёта рабочего времени на предприятии

Обязанности табельщика возлагаются на кадровика, бухгалтера, руководителей отделов, директора организации, любое другое лицо по должностной инструкции или приказу. Учёт рабочего времени организуется по общим для всех работодателей правилам:

  1. Табель ведётся по всему предприятию в целом или отдельно по каждому подразделению.
  2. В табеле отмечаются рабочие дни каждого сотрудника с указанием количества фактически отработанных часов, а также командировки, отпуска, больничные и т.д.
  3. В документе регистрируются все неявки персонала, что позволяет зафиксировать прогулы.
  4. Занесение в табель вновь принятого сотрудника и удаление уволенных происходит на основании кадровых документов: приказа о приёме на работу, приказа об увольнении, трудового соглашения.
  5. Каждому работнику присваивается уникальный табельный номер, который служит его идентификатором в системе кадрового делопроизводства. Данный номер остаётся за ним на весь срок работы и не меняется при внутренних перемещениях. После увольнения табельный номер должен находиться «на карантине», то есть не использоваться повторно в течение трёх лет.

В какой форме можно вести табель?

Для ведения учёта труда и его оплаты существуют унифицированные формы, утверждённые Росстатом в Постановлении №1 от 05.01.2004 г. На предприятиях используют бланки табеля учёта рабочего времени Т-13 и Т-12.

Форма №Т-12 для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы предназначена для ведения в ручном режиме. Форма № Т-13 под названием «Табель учёта использования рабочего времени» применяется в основном в организациях, имеющих автоматизированную систему обработки данных.

Документы, составленные на этих бланках, согласно рекомендациям Федерального архивного агентства, имеют срок хранения 1 год.

Порядок заполнения табеля

При заполнении табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 указываются следующие реквизиты:

  • название организации (на основании учредительных документов), наименование структурного подразделения;
  • номер табеля;
  • дата заполнения (как правило, последний рабочий день месяца);
  • период учёта (календарный месяц, с первого по последнее число).

Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются:

  • номер п/п (графа 1);
  • ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2;
  • табельный номер – графа 3;
  • графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1-ю и 2-ю половину месяца соответственно);
  • графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца;
  • графы 8-13 предназначены для подсчёта итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные;
  • 14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней;
  • 17 – общее число нерабочих дней за месяц.

Раздел 2 формы Т-12 табельщиком не заполняется, расчёты по оплате труда производит бухгалтерия. В конце месяца ответственное лицо подписывает табель, утверждает его у руководителя и в службе персонала, а затем передаёт в отдел начисления заработной платы.

Табель по форме Т-13 имеет схожую структуру за исключением отдельных полей.

Учёт рабочего времени в табеле

Вносить данные в табель допускается двумя способами: сплошным (ежедневная фиксация всех явок и отсутствия на рабочем месте) и выборочным (отметки только по неявкам, опозданиям, переработкам и т.д.).

Основные обозначения, которые используются при заполнении табеля, приведены в таблице:

Рабочее времяБуквенное обозначениеЦифровой код
Явка по обычному графикуЯ01
Ночные часыН02
Выход в праздничные и выходныеРП03
ПереработкаC05
Дни командировкиК06
ОтпускОТ09
Дополнительный отпускОД10
Учебный отпускУ11
Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производстваУВ12
Учебный отпуск за свой счётУД13
Декретный отпускР14
Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х летОЖ15
Административный отпуск с разрешения руководителяДО16
Отпуск за свой счёт в случаях, предусмотренных закономОЗ17
БольничныйБ19
Неоплачиваемая нетрудоспособностьТ20
Сокращённая продолжительность рабочего дня, положенная по закону отдельным категориям работниковЛЧ21
Отсутствие на работе в связи с исполнением общественных обязанностейГ23
ПрогулПР24
Сокращённый рабочий день по инициативе работодателяНС25
Нерабочие дниВ26
Отсутствие по неизвестной причинеНН30
Простой по вине организацииРП31
Простой по вине сотрудникаВП33
Образец заполнения табеля учета рабочего времени можно посмотреть здесь.

Особенности заполнения табеля в отдельных случаях

Отметки о любых отклонениях от нормального режима работы, принятого на предприятии, должны проставляться табельщиком только на основании соответствующих, корректно оформленных, документов (приказа о работе в праздничный день, листка временной нетрудоспособности и т.д.).

Неявка сотрудника на рабочее место при отсутствии подтверждающих документов до момента их предъявления помечается как НН (неявка по невыясненной причине). Непредоставление оправдательной справки является поводом для фиксации прогула.

Зачастую затруднения у табельщиков возникают при учёте командировок, отпускных периодов и других причин отсутствия работника на рабочем месте. Здесь применяются следующие правила:

  1. Сотруднику, находящемуся в командировке в выходные и праздничные дни, эти часы оплачиваются в двойном размере, поэтому в табеле проставляется значение КМ вместо В.
  2. По отпускникам – в ячейках, соответствующих выходным, указывается пометка ОТ, поскольку эти дни включаются в календарную продолжительность отпуска. Нерабочие праздничные дни из отпуска исключаются и фиксируются в табеле значением В.
  3. По новым работникам табель ведётся с даты приёма, ячейки до этого дня заполняются знаками «ХХ». Аналогично следует помечать невыходы сотрудника в связи с увольнением, начиная с даты увольнения (включительно) и до тех пор, пока он не будет исключён из табеля.

Поделиться материалом:

Комментарии

Елена Пахмутова 2014-12-04 20:21:06
Если работник работает на предприятии на двух должностях, одна из которых основная, вторая - по совместительству, то и табеля нужно вести два. Либо в одном табеле: на каждую должность - отдельную строку. Табельных номеров соответственно также должно быть два.
Лидия Роза 2014-11-14 12:38:59
Я недавно работаю бухгалтером по заработной плате в бюджетном медицинском учреждении. У меня вопрос- если работает внешний совместитель, то в табеле он указывается отдельной строкой и ему присваивается отдельный номер. А если основной работник работает в своем учреждении по совместительству, как его правильно табелировать: двумя строками и присваивать два номера? Ведь согласно законодательства работа по основной работе и по совместительству оформляется как две разные работы.
Антонина 2014-10-30 22:55:58
В статье упоминается о резервировании табельных номеров после увольнения, но не описана ситуация перевода сотрудника из одной организации в другую. Если это группа компаний, объединенная одним управляющим советом, допустимо ли оставлять сотруднику при переводе старый табельный номер?