Оглавление:
- В каких случаях оформляется уведомление
- Как грамотно составить уведомление
- Процедура передачи уведомления о расторжении аренды
Прекращение аренды – рядовое явление на рынке коммерческой недвижимости. У предпринимателя может быть масса причин, чтобы сменить снимаемый офис и торговую площадь, как и у арендодателя в любой момент может возникнуть желание сдать свое помещение более «выгодному» клиенту. Если одна из сторон намеревается досрочно разорвать соглашение, ей необходимо заблаговременно направить контрагенту уведомление о расторжении договора аренды.
В каких случаях оформляется уведомление
Перечислим ситуации,в которых непременно требуется извещение о скором прекращении аренды:
- Согласно ГК РФ при бессрочном арендном договоре на помещение (заключенном на неопределенный срок) предупредить контрагента о расторжении необходимо за 3 месяца, в письменном виде.
- Чтобы разорвать соглашение, предполагающее автопролонгацию, нужно сообщить о своем намерении в определенный срок до даты окончания аренды, в соответствии с условиями договора. Если ни она из сторон не изъявила желания завершить отношения, аренда считается продленной.
- Если любой из подписантов отказывается от соблюдения договоренностей в одностороннем порядке, он обязан известить об этом другую сторону.
При обоюдной заинтересованности сторон в досрочном окончании аренды уведомление превращается в простую бюрократическую формальность. Контрагентам достаточно заключить соглашение, фиксирующее факт завершения отношений «арендатор – арендодатель», подписать акт приема-передачи объекта недвижимости, и на этом считать себя свободными от взаимных обязательств.
Совсем другая история складывается, когда лишь одна сторона желает отказаться от сотрудничества. Как правило, в этом случае второй участник попадает в затруднительное положение. Арендодатель, который внезапно остается без арендатора, почти всегда получает убытки из-за временного простоя помещения и тратит много времени на поиск нового клиента. Предприниматель, которого собственник попросил «съехать», вынужден в спешке искать другое место, и не факт, что сможет быстро найти подходящий вариант.
Дабы избежать таких неожиданностей, порядок расторжения договора должен быть согласован сторонами еще до момента сделки и четко прописан в тексте договора отдельными пунктами:
- какие обстоятельства будут считаться основанием для досрочного отказа от обязательств;
- за сколько инициатор разрыва обязан предупредить вторую сторону о своих намерениях.
Срок уведомления нужно устанавливать в разумных пределах: он должен быть достаточным для максимально безболезненной подготовки к закрытию договора.
Как грамотно составить уведомление
Устное предупреждение о желании расторгнуть аренду никакой правовой силы не имеет. Уведомление – это официальный документ, который в случае разногласий может решить исход судебного разбирательства в пользу одной из сторон. Специального шаблона для такого извещения нет, его можно написать в свободной форме, главное - тщательно продумать все юридические формулировки.
Грамотно составленный образец уведомления о расторжении договора аренды содержит:
- Название документа «Уведомление» с припиской об одностороннем разрыве арендного соглашения.
- Реквизиты инициатора (наименование организации, ИНН, КПП, контактные данные, юридический и фактический адреса, данные банковского счета).
- Адресат письма: должность и ФИО лица, представляющего вторую сторону договора, в дательном падеже («директору ООО «Березка» Иванову Сергею Петровичу», «индивидуальному предпринимателю Петрову Ивану Сергеевичу»).
- Реквизиты контрагента.
- Ссылка на договор, подлежащий расторжению (название, номер и дата подписания).
- Упоминание пункта соглашения, регламентирующего порядок досрочного прекращения сотрудничества.
- Точная дата окончания аренды или срок с момента уведомления, по истечении которого договор считается закрытым.
- Дата отправки письма, регистрационный номер исходящей корреспонденции.
- Подпись полномочного представителя организации, печать.
В сообщении могут быть предусмотрены и дополнительные пункты, выражающие требования к контрагенту. Например, дата, до которой арендатор обязан освободить помещение; срок, в который необходимо произвести погашение задолженности и т.д.
Стоит ли в уведомлении указывать причину отказа от сотрудничества? Если по договору стороны имеют право на свободное прекращение отношений, не ограниченное определенными основаниями, объяснять свое решение в письменном виде не обязательно. Если в тексте соглашения подробно расписаны все обстоятельства, которые могут расцениваться как повод для досрочного расторжения, то причину придется мотивировать.
Обычно собственник помещения «подстраховывается», включая в договор требования, нарушение которых, при желании, можно использовать для избавления от арендатора. С одной стороны, арендодатель тем самым обеспечивает себе «отходные пути», с другой – усложняет процесс расставания с контрагентом.
Уведомление о расторжении договора аренды по инициативе арендодателя по причине неисполнения указанных в соглашении условий, должно быть вручено арендатору во время действующего нарушения. Не успели попросить «на выход» нерадивого партнера до того момента, пока он «исправится», значит, повод для разрыва уже нелегитимен.
Как правило, при не обоюдном прекращении договора одна из сторон крайне в этом не заинтересована. Не исключено, что она постарается максимально затянуть процесс официального предупреждения. Предвидя, что контрагент начнет «увиливать» от любых контактов, необходимо подготовить письменное извещение заранее, чтобы при случае вручить его адресату, пока он не начал избегать встреч.
Процедура передачи уведомления о расторжении аренды
Как правильно передать уведомление? Главное – зафиксировать факт вручения:
- отдать лично в руки директору организации и получить от него подпись с расшифровкой, указанием должности и датой на втором экземпляре документа;
- если извещение передавать через секретаря, действия аналогичны: он должен проставить отметку о получении на оригинале и копии, зарегистрировать письмо и присвоить ему входящий номер, расписаться;
- когда не удается лично доставить бумаги, остается только заказная почта: в описи вложения укажите название документа, его реквизиты и содержание и отправьте письмо с уведомлением о вручении на все известные адреса контрагента.
Передачей извещения процедура не заканчивается. Далее нужно постоянно контролировать, чтобы его условия соблюдались своевременно и в полном объеме: проведены взаиморасчеты, помещение приведено в надлежащий вид и освобождено к установленной дате и т.д.
В случае уведомления о расторжении договора аренды по инициативе арендатора переговоры с владельцем недвижимости также нужно вести письменной форме и документально фиксировать все действия. Во избежание проблем со стороны арендодателя, нужно четко придерживаться всех договоренностей по оплате и срокам. Передача помещения обязательно оформляется актом возврата, подписанным обеими сторонами с констатацией отсутствия претензий. Если арендодатель отказывается подписать акт, действовать нужно также, как в случае с уклонистом от получения уведомления.
Даже если право на отказ от договора не предусмотрено его условиями, ни собственник помещения, ни арендатор не могут быть принуждены продолжать аренду, но тогда решать проблему приходится через суд. В этом случае письменное предупреждение о расторжении является доказательством, что инициатор пытался урегулировать вопрос «мирным» путем, но безуспешно. Процесс пройдет с минимальными потерями, если уведомление составлено юридически грамотно, и извещение контрагента состоялось с соблюдением всех формальностей.
