ИП как работодатель: принимаем на работу первого сотрудника

Оглавление:

1. Немного теории
2. Документы от работника
3. Составление договора
4. Заявление сотрудника о приёме на работу к ИП
5. Приказ, личная карточка, трудовая
6. Регистрация в фондах
7. Подводя итоги

Вы работали без выходных по 12 часов в день, упрямо отвоёвывали себе место на рынке – и результаты не заставили себя ждать. В одиночку со всеми делами уже сложно справляться, и часть обязанностей пора делегировать другим людям. А значит, пришла пора нанять себе работника! Главное – сделать это правильно, чтобы довольны остались и вы, и он, и контролирующие органы.

Немного теории

Для ИП приём на работу сотрудника – процедура сравнительно простая. Кадровый документооборот вести не нужно, как и разбираться в куче бумаг и унифицированных форм. Первичная учётная документация – это для юридических лиц, так что вы можете ещё раз похвалить себя за то, что при открытии дела выбрали форму ИП.

Для начала нужно определиться с тем, какой договор лучше заключить со своим первым сотрудником – трудовой или гражданско-правовой. В чём разница? Трудовой договор регулирует отношения с сотрудниками, которые выполняют одну и ту же работу. У таких людей есть чётко очерченный круг обязанностей и рабочий график. Продавец ежедневно приходит в магазин в 9 часов, обслуживает покупателей и уходит домой в 18 часов. «Продажник» целый день прозванивает клиентов, принимает заявки и делает апселы. Охранник с недовольным лицом с утра до вечера сидит на проходной. Со всеми этими людьми нужно заключать трудовой договор.

Гражданско-правовой договор идеально подойдёт для работы со специалистами, нанятыми для решения разовых, эпизодических задач. Это, например, разного рода фрилансеры. Если вам нужен человек, который будет время от времени оптимизировать и наполнять сайт, оформлять с ним трудовые отношения по ТК нерационально – лучше использовать договор подряда или услуг. В таком случае вы будете платить не за процесс (ежедневное выполнение чётко определённых обязанностей в чётко определённое время), а за результат (конкретно измеримую выполненную работу).

Гражданско-правовая форма выглядит более привлекательно, и многие предприниматели всеми правдами и неправдами стремятся заключать с работниками именно договоры подряда или поручения (либо классические договоры на оказание услуг). Плюс здесь ещё и в том, что при трудоустройстве по ГК РФ не нужно делать отчисления в ФСС. Однако законодатель не дурак: с середины 2014 года работодателям запрещено заключать с сотрудниками гражданские договоры в тех случаях, когда очевидно, что нужен полноценный трудовой договор. Если человек будет работать у вас постоянно – лучше не хитрить и оформить его по Трудовому кодексу. В противном случае вас могут оштрафовать на 30-50 тыс. рублей.

Документы от работника

Итак, с договором вы определились. Второй этап для ИП при приёме и оформлении на работу сотрудника – документальный. Попросите своего будущего работника принести следующие бумаги:

1. Паспорт. Понадобятся оригинал и копии двух первых страниц.
2. Трудовая книжка. Она нужна для заключения трудового договора, при оформлении по «гражданскому» сценарию не потребуется.
3. Пенсионное страховое свидетельство.
4. Если работник военнообязанный – документ воинского учёта. Это военный билет или приписное свидетельство.
5. Документы об образовании и квалификации. Обязательно нужен диплом или аттестат. Другие бумаги (сертификаты, свидетельства и т.п.) – по желанию и обоюдному согласию.

А в двух случаях дополнительно потребуется медицинская справка:

• если вы принимаете на работу несовершеннолетнего;
• если у вас заведение общепита или пищевой промышленности.

Без этих бумаг договор заключать нельзя.

Составление договора

Это третий и, пожалуй, самый серьёзный этап. Не забывайте: договор – это не формальность, а действительно важный акт. Да, можно просто скачать образец, вписать туда ФИО и паспортные данные, поставить подписи и этим ограничиться. А вдруг сотрудник окажется проблемным, и, когда дело дойдёт до увольнения, отправится в суд? Если ему удастся доказать, что в договоре не был чётко обозначен круг его обязанностей или прав, то вам придётся выплачивать компенсацию (как минимум).

Всегда внимательно читайте и при необходимости корректируйте образец. В трудовом договоре обязательно нужно осветить следующие моменты:

• место работы;
• название должности;
• права и должностные обязанности работника;
• его ответственность;
• условия оплаты труда (стоимость рабочего часа, фиксированный размер оклада, если «фикса» нет – процент от продаж и т.п.);
• условия работы;
• продолжительность испытательного срока (максимум – 3 месяца).

В договоре гражданско-правового характера (подряда, услуг, поручения) тоже должно быть несколько обязательных пунктов:

• объём работы;
• срок исполнения;
• размер вознаграждения;
• права и обязанности тоже нужно указать – это общий момент в любых договорах.

Договор всегда составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся у вас, а другой передаётся работнику. В конце договора, после основного текста и подписей, желательно попросить сотрудника сделать от руки запись: «Экземпляр трудового (гражданско-правого) договора получил».

Если у вас есть должностные инструкции и другие внутренние нормативные акты – дайте работнику ознакомиться с ними под роспись. Если нет – будет вполне достаточно положений договора. Не надо изобретать всяческие инструкции и положения для солидности. Если вы не видите в них смысла, то они на данном этапе и не нужны.

Заявление сотрудника о приёме на работу к ИП

Часто перед заключением договора соискатель пишет заявление с просьбой принять его на работу. Если вы хотите соблюсти все формальности – попросите своего будущего сотрудника составить этот небольшой акт. Заявление заполняется работником собственноручно в произвольной форме, но в нём есть несколько обязательных частей:

• ФИО работодателя;
• ФИО и адрес сотрудника;
• должность, на которую он претендует;
• особые условия работы, если они есть (неполный рабочий день, совместительство, сроки выполнения и т.п.);
• подпись соискателя (с расшифровкой) и дата подписания.

Это документ совершенно не обязательный, вполне можно ограничиться договором и приказом.

Приказ, личная карточка, трудовая

Четвёртый этап – составление приказа. Вот без этого документа обойтись нельзя, поскольку он официально подтверждает факт заключения трудового или гражданско-правового договора. Составляется приказ по утверждённой Постановлением № 1 форме. Важный момент: дата оформления и подписания приказа не должна быть раньше даты подписания договора. И проследите, чтобы работник расписался в приказе.

Одновременно с приказом следует составить «Личную карточку» работника по форме Т-2. Это унифицированная форма, её нужно только заполнить и подписать. После этого остаётся только внести запись о трудоустройстве в трудовую книжку – и всё, соискатель официально становится работником, а вы – работодателем.

Регистрация в фондах

Последний этап, который нужно пройти единожды, при заключении договора с первым сотрудником. Ваша задача – зарегистрироваться в ФСС (Фонде социального страхования), ПФР (Пенсионном фонде России) и ФОМС (Фонде обязательного медицинского страхования). Причём сделать это нужно максимально быстро, потому что медлительность облагается штрафами.

Как и в какие сроки проходит регистрация?

1. Посетить ФСС нужно в течение 10 дней с момента заключения трудового договора. Сотрудник этого ведомства вобьёт данные в базу и выдаст вам уведомление о постановке на учёт, в котором будут указаны регистрационный номер ИП и коэффициент по травматизму. Взносы на работников в ФСС перечисляются в первой половине каждого месяца.
2. В ПФР нужно зарегистрироваться в течение 30 дней после трудоустройства работника. Не забывайте затем перечислять взносы каждый месяц и сдавать отчёт каждый квартал.
3. Срок регистрации в ФОМС тоже составляет 30 дней. Кстати, если у вас УСН – в ФОМС можно не идти, поскольку регистрационный номер у вас уже есть (его присвоили при регистрации в налоговой).

Регистрироваться нужно в отделениях фондов по месту вашего жительства. Не забудьте прихватить с собой паспорт, трудовую книжку своего первого работника и договор с ним, выписку из ЕГРИП и ОГРНИП, а также копии всех этих документов.

Подводя итоги

Стать работодателем несложно – просто следуйте пошаговой инструкции по приёму на работу сотрудника для ИП, изложенной выше. Больше внимания к мелочам, но без фанатизма. Форма ИП тем и хороша, что бумажной волокиты у предпринимателя сравнительно мало. Вот устраивать работника в ООО куда тяжелее.

И не забывайте, что после найма сотрудника вам придётся вести учёт отработанных дней, рассчитывать и платить зарплату, перечислять взносы в фонды, сдавать отчётность… Словом, расслабляться не стоит.