Служебные поездки работников по поручению работодателя для выполнения поставленных задач оформляется целым рядом документов:
- приказом о направлении сотрудника в командировку;
- служебным заданием и отчётом;
- командировочным удостоверением;
- авансовым отчётом командированного.
Относиться к заполнению командировочного пакета необходимо крайне ответственно, поскольку в период командировки человек отсутствует на рабочем месте, чему должно быть документальное подтверждение. Также сотрудник обязан предоставить отчёт о своей поездке, на основании которого организация возмещает ему понесённые в другом городе расходы.
Порядок оформления командировочного удостоверения
Командировочное удостоверение – основной документ, узаконивающий нахождение работника вне места нахождения «родной» организации, уполномочивающей его на выполнение служебного задания и подтверждающий его присутствие в пункте назначения.
Бланк командировочного удостоверения заполняется работником кадрового отдела на основании распоряжения (приказа) руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку. Как правило, на предприятиях имеются собственные локальные акты, регламентирующие порядок организации командировок и нормативы связанных с ними расходов. Однако существуют общие положения, закреплённые трудовым законодательством:
- сотрудникам, должностные обязанности которых предопределяют разъездной характер труда, командировки не оформляются;
- выполнение поручения работодателя в пределах населенного пункта, где находится предприятие, не считается командировкой;
- если служебная поездка признаётся местной командировкой, связанные с ней расходы работнику не возмещаются;
- статья 167 ТК РФ гарантирует всем командированным сохранение рабочего места и заработной платы;
- зарплата за время отъезда выплачивается на основе средней оплаты труда, рассчитанной по положениям ст. 139 ТК;
- работодатель обязан компенсировать работнику командировочные расходы.
Следует обратить внимание на правила, которых нужно придерживаться при оформлении командировочного удостоверения:
- в срок поездки, зафиксированный в документе, не входит время нахождения в пути;
- срок не может превышать 40 календарных дней, в отдельных случаях – максимум 1 год (строительно-монтажные работы);
- в документе указывается цель поездки в соответствии с приказом.
Заполнение формы Т-10
Командировочное удостоверение составляется по форме Т-10 (код поОКУД 0301024), на унифицированном бланке, утверждённом постановлением Госкомстата от 5.01.2004 за №1.
Бланк допускается заполнять как от руки, так и на ПК. Если в документе обнаружена ошибка, переделывать его полностью нет необходимости, можно внести исправление на месте. Неверную информацию следует аккуратно зачеркнуть одной чертой и вписать корректные данные над ней. Исправление заверяется надписью «исправлено», датой и подписью ответственного лица. Реквизиты удостоверения регистрируются в журнале учета прибывающих и выбывающих командированных сотрудников, с указанием даты отъезда и возвращения.
Командировочное удостоверение на 2015 год содержит следующие поля:
- Наименование организации-работодателя.
- Номер документа и дата его составления.
- ФИО работника полностью, табельный номер.
- Должность и структурное подразделение командированного.
- Место назначения поездки (город, наименование организации).
- Цель направления работника в другой город.
- Срок в календарных днях, даты начала и окончания командировки.
- Паспортные данные работника.
- Подпись руководителя с расшифровкой и указанием должности.
Следующие графы предназначены для отметок о выбытии и прибытии командированного лица, которые проставляются работодателем и ответственным сотрудником в каждом из пунктов перемещения:
- откуда выбыл, дата, подпись и должность представителя организации, печать;
- куда прибыл с аналогичной информацией.
Такие записи работник должен проставить в каждом населённом пункте, где он пребывает в связи с выполнением служебного задания. Данная информация может переноситься на оборотную сторону документа.
Посмотреть образец и бесплатно скачать бланк командировочного удостоверения можно на нашем сайте.
По возвращении из поездки в срок, установленный внутренними правилами организации, сотрудник обязан отчитаться о командировке, предоставив комплект документов:
- корректно оформленное удостоверение со всеми отметками, подписями и печатями;
- отчёт о выполнении служебного задания;
- авансовый отчёт с документами, подтверждающими расходы (квитанции, чеки).
Отчёт утверждается непосредственным руководителем работника и передаётся в бухгалтерию.
