Оглавление:
- Порядок предоставления и оплаты отпуска
- Формула расчета отпускных
- Премиальные выплаты и расчет отпускных
- Особенности начисления отпускных после декрета
Под словом «отпуск» подразумеваются сразу несколько понятий: основной ежегодный и дополнительный, предусмотренный для отдельных категорий сотрудников; за свой счет, учебный, декретный, по уходу за ребенком. Каждый из этих нерабочих периодов оплачивается по-своему, а некоторые не оплачиваются вовсе. Но вопрос, как рассчитываются отпускные, рассматривается, прежде всего, в связи с «обычным» отпуском, который ежегодно предоставляется каждому работнику и гарантирован трудовым законодательством.
Порядок предоставления и оплаты отпуска
К очередным отпускам работников ответственные службы – отдел кадров и бухгалтерия – готовятся заранее. Во-первых, отдыхающего сотрудника нужно кем-то заменить, во-вторых, деньги, причитающиеся отпускнику, должны быть выплачены самое позднее – за 3 дня до его ухода.
Законодательство предписывает организациям планировать отдых персонала наперед, расписывая график на весь календарный год – это позволяет упорядочить очередность предоставления отпусков и заблаговременно заложить в бюджет необходимые суммы. Доведенный под подпись работников график отпусков (а сделать это необходимо не позднее чем за 2 недели до окончания года) становится документом, обязательным к исполнению обеими сторонами: и персоналом, и работодателем. В виде исключения от установленных сроков можно и отступить: в связи с болезнью отпускника, производственной необходимостью и по другим существенным причинам.
На практике же график зачастую носит больше рекомендательный характер – с разрешением передвигать даты (в разумных пределах) по желанию сотрудника. Но в любом случае, даже при строгом соблюдении сроков, работник должен быть уведомлен о начале отпуска за 2 недели в письменном виде. Многие работодатели оформляют приказ на отпуск только по заявлению работника, и без этих документов бухгалтерия отпускные не начисляет.
Стандартный отпуск в России составляет 28 календарных дней с возможностью дробления. Каким образом работник будет распоряжаться положенным отдыхом: брать целиком, разбивать на 2 и более периода, – решается по согласованию с работодателем. ТК РФ по этому поводу не устанавливает ограничений, кроме того, что при разделении отпуска одна из его частей должна быть не менее 14 дней, а остальные отрезки можно брать произвольно, с разрешения руководителя.
На продолжительность отпуска влияет и совпадение его периода с государственными праздниками. Как рассчитываются отпускные дни в таких ситуациях? Срок отдыха продлевается на количество дней, выпавших на праздничные, но на денежных выплатах это никак не отражается. Отпускные начисляются только за рабочие и выходные дни, а нерабочие праздники во время отпуска отгуливаются «бесплатно». В заявлении и приказе указывается время отпуска в календарных днях за вычетом неоплачиваемых, а даты начала и окончания проставляются фактические. Например, с такой формулировкой: «предоставить отпуск в период с 1 по 15 июня 2015 года на 14 календарных дней». Здесь 12 июня – нерабочий праздничный день, поэтому длительность отпуска «на бумаге» (14) не совпадает с реальной (15).
Еще один нюанс – право на ежегодный оплачиваемый отдых новые сотрудники «зарабатывают» спустя 6 месяцев с момента приема, пока только на 2 недели. Целый же отпуск, если и возможен, то считается предоставленным «авансом». Однако никто не запрещает работодателю пойти на встречу работнику и отпустить его «гулять» до истечения первого трудового полугодия.
Формула расчета отпускных
Порядок начисления отпускных регулируется ст. 139 Трудового Кодекса и Постановлением кабмина от 24.12.2007 года за № 922. В основе расчета лежит определение среднего дневного заработка (СДЗ) каждого работника за 12-месячный период, предшествующий отпуску. В расчетный срок не включаются:
- дни временной нетрудоспособности (больничный лист);
- период декретного отпуска и ухода за ребенком до 1,5 (3-х) лет;
- дополнительные выходные, предоставленные работнику, имеющему ребенка-инвалида, на основании приказа;
- время вынужденного простоя.
Если к моменту отпуска сотрудник еще не успел отработать на предприятии 1 год, за расчетный период принимается весь срок от даты приема.
Средний заработок исчисляется по формуле:
СДЗ = ЗП/РД, где
ЗП – выплаченная за расчетный период сумма заработной платы;
РД – число отработанных дней.
Что касается показателя «ЗП», в него включаются все начисления, имеющие отношение непосредственно к оплате труда (окладная часть, ежемесячные премии, надбавки и т.д.), и не учитываются дополнительные выплаты социального и компенсационного характера (матпомощь, оплата проезда, питания и другие).
Количество рабочих дней за год вычисляется как 29,3 (средняя календарная продолжительность месяца), умноженная на 12 – это «стандартный» показатель РД без учета отсутствия сотрудника на рабочем месте по состоянию здоровья и иным уважительным причинам. В реальности формула подсчета РД всегда сложнее, поскольку месяцы, отработанные полностью, и месяцы с пропусками приходится по каждому человеку расписывать отдельно:
РД = РДп+РДн, где
РДп – количество дней в «целых» месяцах;
РДн – число дней в месяцах, отработанных не полностью.
Показатель РДн рассчитывается за минусом того времени, когда сотрудник отсутствовал на работе без сохранения заработной платы (больничный, отпуск за свой счет). Сначала за каждый неполный месяц, а затем – в сумме:
РДн = (ФРДн1/КДн1 + ФРДн2/КДн2 + … +ФРДн12/КДн12)*29,3, где
ФРДн – фактически отработанные календарные дни в том или ином неполном месяце;
КДн – календарная продолжительность соответствующего месяца.
Вычислив средний дневной заработок, рассчитать отпускные уже не составляет труда: нужно величину СДЗ умножить на продолжительность отпускного периода в календарных днях.
Премиальные выплаты и расчет отпускных
Проще всего рассчитать отпускные работающим на «голом» окладе, однако такая система оплаты встречается не часто. Большинство работодателей предпочитает «привязывать» заработок персонала к личному вкладу в успех компании, в итоге - значительная доля выплат приходится на премии и бонусы при минимальной фиксированной части. Если премия начисляется и стабильно выплачивается каждый месяц, она в полном объеме включается в формулу вычисления среднего заработка для оплаты отпусков.
А как поступать с разовыми, квартальными и годовыми премиями? Все просто: если они предусмотрены системой оплаты труда на предприятии, то есть прописаны в коллективном договоре, положении о мотивации и прочих локальных актах организации, то они учитываются при расчете отпускных с некоторыми нюансами:
- Квартальная премия включается в средний заработок в полном размере, если весь квартал входит в расчетный период. Иначе - сумма разбивается помесячно и принимаются во внимание только за те месяцы, которые берутся при начислении отпускных.
- Премия по итогам года включается в среднедневной заработок независимо от даты ее фактической выплаты. Во многих организациях начисление этого вида вознаграждения происходит уже в новом календарном году. Если сотрудник успел сходить в отпуск, и только потом ему дали премию за прошлый год, уже выплаченные отпускные подлежат пересчету.
- Если отчетный период отработан не полностью (работник болел, брал дни за свой счет), премия, выплаченная за эти месяцы без учета пропущенных дней, при включении в средний дневной заработок пересчитывается пропорционально фактически отработанному времени.
- Понятие «годовой бонус» при расчете отпускных рассматривается в двух вариантах. Первый – данный вид вознаграждения присутствует в системе оплаты труда, то есть по факту является обычной премией по результатам работы за год. Второй – годовой бонус устанавливается конкретному сотруднику и фигурирует только в его трудовом договоре. В последнем случае эта выплата в составе среднего заработка не учитывается.
Особенности начисления отпускных после декрета
Женщин, вернувшихся на прежнее место работы после рождения ребенка, интересует, как рассчитываются отпускные после выхода из декрета, ведь фактически они не трудились довольно продолжительное время и заработную плату не получали. Здесь стоит помнить, что временная нетрудоспособность по беременности и родам, а также период ухода за маленьким ребенком не входят в отпускной стаж. Если сотрудница «отгуляла» весь положенный отпуск до декрета, то с момента выхода на работу ей необходимо вновь зарабатывать право на ежегодный оплачиваемый отдых. Отпускные в таком случае будут рассчитываться исходя из заработанного в «последекретный» расчетный период на общих основаниях.
Другая ситуация: работодатель остался должен «декретнице» отпуск, поскольку она не успела или не пожелала им воспользоваться до родов. Если женщина решила отдохнуть сразу после декретного, не выходя на работу, с чего ей выплачивать отпускные? Чтобы определить СДЗ работницы, «зарплата» которой долгое время состояла из декретного пособия, за расчетный период нужно взять 12 месяцев, отработанные до ухода в отпуск по беременности и родам. Таким образом, женщина получит отпускные по своему додекретному заработку.
Несмотря на то, что формула расчета отпускных достаточно проста, вычисление СДЗ вызывает множество вопросов, связанных с детальным учетом отработанных дней и оплаты труда на предприятиях с разветвленной системой стимулирующих и компенсационных выплат. Современные программные комплексы для бухгалтеров помогают быстро и качественно решать эти проблемы.
