Оглавление:
- Что такое СЭД?
- Что даёт СЭД руководителю?
- В каких случаях СЭД не поможет?
- Виды СЭД
- Как выбрать?
- А если конкретнее?
Автоматизация – это здорово. Время толстых папок с кипами деловых бумаг прошло, а электронные документы создаются, исполняются и архивируются в несколько кликов или вообще самостоятельно. Нет, у вас не так? Значит, пора всерьёз заняться организацией электронного документооборота. Подберите хорошее программное обеспечение, и всё будет хорошо. Точно лучше, чем сейчас.
Что такое СЭД?
СЭД, или система электронного документооборота – это система компьютерного ПО, которая нужна для организации работы с электронными неструктурированными документами. Вторая (но не менее важная) задача СЭД – организация взаимодействия между сотрудниками путём передачи документов, выдачи индивидуальных заданий и других аналогичных действий. Словом, эта система позволяет создавать, изменять, искать, назначать и передавать любые содержательные акты в электронной форме.
С понятием СЭД тесно связано другое понятие – «ECM-система». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, которые применяются для сбора, накопления и хранения информации, управления ей и доставки всем адресатам внутри организации. Не нужно путать два этих определения. ECM – это более глобальная система. Чтобы эволюционировать до уровня ECM, СЭД должна расширить свой функционал (то есть содержать средства сканирования, поддерживать правила хранения бумаг, гарантировать их сохранность и т. д).
Словом, электронный документооборот – это кровеносная система фирмы.
Что даёт СЭД руководителю?
СЭД здорово упрощает деятельность фирмы.
- Обеспечивается прозрачность большинства бизнес-процессов. Руководитель отчётливо видит каждый этап процесса документооборота и может более эффективно его контролировать.
- Значительно повышается исполнительская дисциплина. Обычно более 20 % назначенных и распределённых заданий не выполняются ответственными за них работниками. СЭД же позволяет сократить этот процент до нуля (в идеале, конечно).
- Сокращаются временные затраты на все рутинные операции с документами. Поиск, согласование, создание тех или иных актов – всё это можно осуществить за считаные секунды. В результате ускоряются и все остальные процессы. Как мы помним, время – деньги.
- Обеспечивается конфиденциальность информации. У каждого сотрудника есть свои пределы доступа, с каждым документом работают только те люди, которые должны это делать в соответствии со своими обязанностями и квалификацией. К тому же все действия протоколируются (не только подписание или изменения, но и чтение).
- Обеспечивается выполнение требований международных стандартов ISO 9000. Одно из базовых требований этих стандартов – прозрачность документооборота и информационного воздействия.
- Внедрение инноваций происходит легко и безболезненно. Новые правила работы почти мгновенно доводятся до сведения всех сотрудников, а сроки обучения новичков в разы сокращаются. Когда каждый может быстро отыскать необходимую инструкцию, «стопорных» моментов почти не возникает.
- Развивается корпоративная культура. Взаимодействие работников оптимизировано, горизонтальные связи налажены, ответственность чётко обозначена – в таких условиях команда спаивается в эффективный, безошибочно функционирующий механизм. А это не такая уж мелочь.
Главная задача всех систем автоматизации – заменить человека системой. СЭД не исключение. Обычно в компании есть несколько «золотых» сотрудников, на которых всё держится. Они всё знают, всё умеют, и стоит им уволиться, как происходит коллапс в миниатюре. Хорошего в этом мало. Автоматизация же распределяет груз ответственности на всех поровну и позволяет контролировать происходящее в онлайн-режиме. Как следствие, повышаются скорость и качество обслуживания клиентов. Как глобальное следствие, возрастают конкурентные преимущества компании.
В каких случаях СЭД не поможет?
Мы понимаем, что волшебных таблеток не бывает. СЭД – не панацея, это всего лишь удобный инструмент со своим назначением. Молотком не прикрутишь гайку, а СЭД не поможет вам в решении некоторых важных задач.
Дело в том, что эта электронная система «заточена» на работу с неструктурированной информацией. Поэтому заниматься с помощью СЭД кадровым делопроизводством или налоговым/бухгалтерским учётом бессмысленно. Например, при работе с кадрами не обойтись без структурированных выборок по персоналу (по специальностям, датам приёма и увольнения, образованию, квалификации). Храниться такие выборки должны в базе данных, но никак не в виде хаотичного «облака». То же самое относится к финансовым актам: накладные, счета-фактуры и прочие бумаги должны быть чётко структурированы. А для этого нужны специализированные бухгалтерские системы (то есть более узкие и специфичные инструменты). При анализе и моделировании бизнес-процессов на СЭД опираться тем более не стоит.
Виды СЭД
Существует несколько классификаций – по общей и специальной функциональности, технологии управления контентом, компонентам... Но вся эта теория имеет значение только для разработчиков. Вам ведь нужны практические решения, а не технические списки? В таком случае обратим внимание на самое животрепещущее – количество реализуемых функций. По этому параметру среди СЭД выделяют следующие виды:
- системы делопроизводства;
- электронные архивы;
- workflow-системы;
- комплексные или ECM-системы.
Каждый следующий уровень масштабнее и круче предыдущего.
Как выбрать?
Главный минус разработчиков автоматических систем документооборота – косность. Из описаний зачастую мало что можно понять, промоматериалов мало, разбираться сложно… Придётся запастись терпением и проверить несколько СЭД по шестиступенчатому алгоритму.
- Изучите, что может СЭД в плане функционала. Читать стандартные тексты на главных страницах сайтов этих систем бессмысленно, поэтому ищите разделы «Возможности», «Решаемые задачи» и т.п. Ваша задача – отыскать конкретный список реализуемых задач. Отфильтровывайте фразы в духе «обеспечить максимально комфортную работу с документами на всех уровнях». Описание технологий и дополнительных возможностей тоже не пригодится. Если конкретики практически нет – это плохо.
- Смотрите на примеры использования. Функционал – это важно, но не менее важно то, как он реализован. Попробуйте найти раздел, в котором речь идёт о конкретной функции или модуле (можно заглянуть в «дополнительные материалы»). Если в этом разделе будет тематическая презентация в стиле «отправляем договор на согласование» - здорово. Если нет – вы рискуете после покупки СЭД нарваться на нечто малопонятное и трудноуправляемое. Ищите материалы, которые ясно демонстрируют процесс проведения конкретных операций. Кстати, на этом этапе 80 % систем отсеется.
- Посмотрите на скриншоты. Действительно ли функционал так прост и обширен, как говорит разработчик? Не выглядит ли система хаотичным нагромождением вкладок, разделов, кнопок? Скрин – это доказательство того, что написанное на сайте соответствует истине. Если скриншотов много и они качественные – значит, разработчик хотя бы не опасается показать свою систему «как есть», что уже обнадёживает. Если же снимков экрана мало, а разрешение у них плохое – стоит задуматься. Если система хороша, почему бы её не продемонстрировать?
- Посмотрите видеоролики. Это самый простой способ понять, как функционирует СЭД и насколько она удобна в использовании. Как правило, разработчики размещают на своих сайтах короткие обзорные ролики, обучающие видео и длинные записи вебинаров, проводимых с целью презентации. Хороших, качественно «слепленных» роликов мало, и выкладывают их далеко не все. Если не найдёте ничего вразумительного на сайте – попробуйте поискать на ютубе. Возможно, какой-нибудь пользователь записал и выложил свой обзор.
- Как выбрать СЭД, не попробовав хотя бы одну-две из них в деле? Обязательно проверьте, предусмотрена ли демо-версия (или бесплатный пробный период). Забавно, но демо-версию предоставляют очень немногие. Разработчики понимают, что при практическом применении все недоработки быстро вскроются, и не желают рисковать. Поэтому наличие демонстрационного варианта – это огромный плюс.
- Стоимость. Надо смотреть не на саму цену, а на принципы и прозрачность ценообразования. За что именно вы заплатите, купив СЭД? На сайте должна быть табличка с указанием «удельного веса» каждого из параметров системы. Правда, разобраться в таких прайс-листах подчас довольно сложно.
А если конкретнее?
Нельзя сказать, какая именно СЭД из представленных на рынке лучше и почему. Это всё-таки софт, и разработчики регулярно вносят в него изменения и дополнения. Система, которая была неэффективной сегодня, завтра будет смотреться очень даже неплохо по сравнению с «накосячившими» конкурентами (и наоборот). Универсальных решений нет, и вам всё равно придётся тестировать системы по каждому из шести перечисленных параметров.
К числу самых крупных и известных СЭД относятся следующие:
- Verdox ;
- Optima Workflow;
- DocsVision;
- ТЕЗИС;
- МОТИВ;
- 1С-Документооборот;
- Directum;
- ДЕЛО;
- WSS Docs;
- E1 Евфрат;
- БОСС-Референт;
- DocLogix.
На момент написания статьи последние 5 из них выглядят откровенно недоработанными – слабый функционал, чересчур сложное и замороченное управление. Среди остальных выделить лидера не получится. Свои плюсы и минусы есть у каждой системы электронного документооборота.
Да, заниматься сравнительным анализом придётся долго, и это дело муторное. Но всё же не пожалейте времени. Помните, что вам не нужно универсальное решение, а больше функций – не значит лучше. Ищите систему, которая идеально подойдёт именно для решения задач, связанных с деятельностью вашей компании. Если потребуется, не ограничивайтесь изучением сайтов разработчиков. Позвоните по указанным телефонам, скиньте сообщение в службу поддержки и попросите связаться с вами по скайпу или другим удобным способом. Это CRM-систему можно подобрать за полчаса, с СЭД такое не пройдёт.
