Оглавление:
Работник грубо нарушил трудовую дисциплину? А может быть, наоборот, с блеском проявил себя и нашёл нескольких крупных клиентов за один день? Один из менеджеров совершил экстравагантный поступок, за который его можно поощрить и наказать одновременно? Во всех этих случаях нужно составлять докладную записку по типовому образцу.
Что это?
Докладная записка — это документ справочно-информационного характера, адресованный руководителю другого структурного подразделения или всего учреждения. Состоит записка из подробного изложения какого-либо происшествия (произошедшего при участии одного или нескольких работников) и соответствующих выводов/предложений.
Отличительная черта докладной записки – иерархическая направленность. Этот документ всегда направляется «снизу-вверх», от нижестоящего должностного лица вышестоящему. Тем докладная и отличается от служебной (которую отправляют равным по должности людям).
Зачем вообще пишут докладные? Цель двоякая:
- проинформировать руководство о том, что произошло и какая сложилась ситуация;
- побудить руководителя к действию, к принятию какого-либо решения.
Впрочем, записки могут быть и чисто информационными. Когда работник информирует начальство о выполнении распоряжения, завершении каких-то задач, он оформляет своё сообщение в виде всё той же докладной записки. С её помощью можно внести предложения по совершенствованию рабочего процесса, изложить свою точку зрения, рекомендации… Главное – убедительно обосновать своё видение дела. Словом, докладная – это очень простой и надёжный инструмент взаимодействия.
Работники могут составлять этот документ как по собственной инициативе, так и по приказу начальства. Руководитель обязан внимательно прочесть записку и наложить свою резолюцию. В дальнейшем эта резолюция становится основанием для принятия и реализации каких-либо решений (наложения взыскания, вынесения поощрения и т.п.).
Структура и реквизиты
В тексте любой докладной выделяют два или три смысловых блока:
- в констатирующей части описывается происшествие, его возможные причины, последствия;
- в анализирующей части автор кратко даёт свою оценку ситуации;
- в резюмирующей части автор излагает свои рекомендации: что делать, кого наказать, кого поощрить и т. д.
Второго или третьего блоков может и не быть, но только лишь первым не обойтись. Возможны связки 1–2 (если речь идёт о событии, где конкретные должностные лица ничем себя не проявили) и 1–3 (если в деле фигурирует сотрудник, к которому нужно применить меры поощрения или взыскания). Например, если составляется докладная записка о невыходе на работу сотрудника, начальник вправе ограничиться констатирующим и резюмирующим блоками.
Обязательных реквизитов немного. Докладная – это так называемый «полуофициальный» документ, поэтому выписывать огромные шапки и десятки пунктов не нужно. Но кое-что в стандартном образце записки должно быть обязательно:
- название организации или структурного подразделения;
- название документа («ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» верхним регистром);
- дата и регистрационный номер;
- место составления;
- адресат (то есть вышестоящее должностное лицо – например, вы);
- краткий заголовок («О прогуле», «О премировании»);
- должность составителя, его личная подпись с расшифровкой, фамилия и инициалы.
Специальный бланк для докладной не предусмотрен - нужно просто распечатать типовой образец и заполнить его. В крайнем случае можно написать записку обычной ручкой на листе формате А4.
Виды докладных
Различают внутренние и внешние записки. Внутренняя составляется на имя руководителя фирмы или начальника одного из её структурных подразделений, в внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции. Главное, чтобы адресатом был непосредственный начальник составителя.
По содержанию докладные делятся на информативные, отчётные и инициативные. Чем они отличаются, понятно по названиям:
- в информативной докладывают о способах и особенностях проведения работы;
- в отчётной говорится о результатах выполнения конкретной задачи или указания;
- в инициативной работник предлагает руководителю принять то или иное решение.
Особое место среди докладных занимают «репрессивные» записки. Их приходится писать нечасто (если, конечно, в вашу фирму не умудрились устроиться сплошь лентяи и особо циничные бездельники), однако именно их оформлению нужно уделить особое внимание. Дело в том, что малейшая оплошность здесь может привести к печальным последствиям в будущем. Вдруг оплошавший работник не исправится, и вам придётся его увольнять? Докладная – это один из документов, доказывающих его вину. Если такая записка будет составлена некорректно, работник сможет пожаловаться судьям на то, что руководство злонамеренно ущемляло его права.
В связи с какими нарушениями составляются докладные записки?
- Нарушение должностных обязанностей. В записке нужно изложить, что и каким образом сотрудник сделал неправильно. В резюмирующей части составитель должен потребовать наложить на нарушителя дисциплинарное взыскание (то есть сделать замечание или вынести выговор). Образец докладной записки о нарушении должностных обязанностей можно найти здесь.
- Прогул (невыход сотрудника на работу). Напомним, что прогул – это когда сотрудник пропустил минимум четыре рабочих часа подряд (или не явился на смену, даже если она длилась меньше четырёх часов). Просьба в резюмирующей части аналогичная – привлечь прогульщика к дисциплинарной ответственности.
- Нарушение трудовой дисциплины. Человек ушёл с работы «раньше времени», нагрубил клиенту или подбросил секретарше на стол огромного паука – во всех этих случаях придётся составлять записку. Её структура будет той же, что и в предыдущих примерах. Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины ищите тут .
Мастер-класс
Итак, по порядку. Менеджер собирается составить докладную, берёт лист бумаги, ручку (или открывает ноутбук и текстовый редактор) и садится за стол. Что ему писать и в какой последовательности?
- в левом верхнем углу – название рабочего отдела, в котором что-то случилось;
- в верхнем правом – должность, фамилию и инициалы адресата;
- затем, в центре или слева (допустимы оба варианта) – слова «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» очень большими буквами (или верхним регистром);
- на следующей строке – дату и номер записки;
- краткое название (например, «Об отсутствии на рабочем месте»);
- изложение сути дела и личных рекомендаций;
- под основным тестом – свою должность, фамилию и инициалы, подпись (именно в таком порядке, слева-направо, всё на одной строке).
Дату и номер записки тоже следует указывать на одной строке. Можно писать и цифры, и буквы (19.04.2015, 19 апреля 2015). Регистрационный номер на внутренней докладной записке допускается ставить либо по месту составления, либо по месту получения (это зависит от действующей в компании системы регистрации документов). Если у записки есть приложение, то нужно написать его название и количество страниц (желательно указать и количество экземпляров).
Заголовок составляется по общим правилам делового «сочинительства»: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже. Если записка не умещается на одной странице, второй и последующий листы нужно пронумеровать (в правой части верхнего поля).
А лучше просто скачайте здесь образец докладной записки (например, о прогуле работника) и разошлите его своим менеджерам, чтобы они не забивали себе голову реквизитами и оформлением.
